Succesvolle optimalisatieslag digitaal contact door win-winsamenwerking Franciscus en BeterDichtbij
Franciscus wil zorg toegankelijk en persoonlijk maken, en ziet daarbij veel kansen in digitalisering. De afgelopen jaren is het ziekenhuis druk bezig geweest met de ambitie om digitale communicatie via BeterDichtbij ziekenhuisbreed in te zetten, zodat patiënten eenvoudig en veilig contact kunnen hebben in hun zorgtraject. Zoals bij iedere innovatie vraagt dat om structuur en ondersteuning. Hierbij kon Franciscus een helpende hand gebruiken. Samen met BeterDichtbij zet Franciscus een stap vooruit: van digitale communicatie als losstaande toepassing naar een vast onderdeel van de hele patiëntreis. Het resultaat: meer gemak, minder telefoontjes en waardevolle kennisdeling.
Van beeldbellen naar slimme digitale communicatie
“We wilden digitale communicatie slimmer inzetten. Denk aan het proactief versturen van informatie of uitslagen, automatische berichten en integratie in werkprocessen maar liepen tegen praktische vragen en beperkte capaciteit aan,” vertelt Maria Bos, manager transmurale samenwerking bij Franciscus. “We hadden meer expertise en capaciteit nodig om door te kunnen gaan en om die optimalisatieslag te kunnen maken, vervolgt ze. Franciscus besloot niet alleen technisch live te willen zijn met BeterDichtbij, maar juist digitale communicatie een vaste plek te geven in het dagelijks werk.
De samenwerking met BeterDichtbij
“BeterDichtbij kent het eigen platform als geen ander en weet precies hoe je digitale communicatie slim integreert in werkprocessen en de hele patiëntreis. Door die expertise te koppelen aan de interne kennis van Franciscus ontstond een echte win-winsituatie,” zegt Maria Bos. Projectmanagers Myrthe van Merkerk en Souhail Benmousa stapten in om zowel strategisch als operationeel te ondersteunen. “We wilden niet alleen helpen met de technologie, maar vooral zorgen dat digitale communicatie een vast onderdeel wordt van het zorgproces,” vertelt Myrthe van Merkerk, projectmanager & consultant bij BeterDichtbij.
De samenwerking bestond uit meerdere onderdelen:
- Analyse en advies: interviews en data-analyses om processen slimmer in te richten.
- Inspiratie en training: interactieve BeterDichtbij-dagen op afdelingen, waarin medewerkers werkafspraken maken en nieuwe mogelijkheden verkennen, zoals automatische berichten en slimme integraties.
- Praktische ondersteuning op de werkvloer: afdelingen bezoeken, vragen direct beantwoorden en teammanagers ondersteunen om digitale communicatie goed in te passen in bestaande processen.
“Juist het actief aanwezig zijn op de werkvloer maakte het verschil,” aldus Souhail Benmousa. “Zo konden we meteen praktische oplossingen bieden.” Ellen Wijers, adviseur Borging & Beheer Digitale Zorg bij Franciscus, herkent dat: “Souhail stond letterlijk bij ons op de poli’s. Hij hielp niet alleen met technische vragen, maar ook met het verbeteren van werkprocessen. Hij wist precies welke touwtjes hij moest aantrekken.” Ook Myrthe speelde een belangrijke rol. “Myrthe bracht overzicht, structuur en organiseerde bijeenkomsten,” vervolgt Ellen Wijers. “Hun aanwezigheid gaf BeterDichtbij ook echt een gezicht in het ziekenhuis.”
Concreet resultaat: slimme digitale communicatie in het dagelijks werk
De samenwerking helpt Franciscus om digitaal contact in te passen in het dagelijks werk. Automatische berichten worden breed uitgerold, bijvoorbeeld om patiënten te informeren over afspraken, voorbereidingen of uitslagen. Dit voorkomt telefoontjes, maakt het werk beter planbaar en geeft patiënten sneller duidelijkheid. Daarnaast was de integratie van BeterDichtbij in HiX, het elektronisch patiëntendossier, een belangrijke stap. Hierdoor werken poli’s nu uniform, ook over verschillende locaties heen. Door bijvoorbeeld de werklijstfunctionaliteit werkt de polikliniek Interne Geneeskunde nu op twee locaties vanuit één gezamenlijke werklijst, wat overzicht en samenwerking vergroot.
Steeds meer afdelingen willen BeterDichtbij inzetten, zelfs niet-standaard afdelingen zoals de Intensive Care, het Slaapcentrum of de Poliklinische apotheek. “Dat komt doordat we nu een duidelijke structuur hebben,” zegt Ellen Wijers. “Eerst wisten medewerkers niet goed waar ze terechtkonden, maar dat is veranderd.” Ook op de werkvloer zijn de veranderingen merkbaar. “De bijeenkomsten zijn goed bezocht en afdelingen leren van elkaar. Er is nu meer betrokkenheid van een brede groep collega’s,” vertelt Maria Bos.
De kracht van samen leren en ontwikkelen
De samenwerking leverde niet alleen praktische verbeteringen op, maar ook nieuwe inzichten. Ellen Wijers: “BeterDichtbij dacht niet alleen in technische oplossingen, maar vooral ook in processen en mensen.” BeterDichtbij leerde ondertussen veel over hoe digitale communicatie in de praktijk werkt, hoe integratie met systemen zoals HiX technisch en organisatorisch het beste verloopt, en hoe belangrijk het is om alle lagen van een ziekenhuis hierin mee te nemen. “Het mooie was dat ik onderdeel was van het team” zegt Souhail Benmousa. “We deelden kennis en leerden ook veel van Franciscus.” De samenwerking zorgde bovendien voor een belangrijke verschuiving in denken. “In het begin lag de focus vooral op artsen die fysieke afspraken konden vervangen door beeldbellen” vertelt Maria Bos. “Door de nauwe samenwerking met BeterDichtbij zijn we veel breder gaan kijken. We gingen nadenken over voor welke patiëntengroepen en welke momenten in de zorg digitale communicatie echt waardevol is. Dat inzicht helpt ons nu om veel gerichter keuzes te maken.”
BeterDichtbij dacht niet alleen in technische oplossingen, maar vooral ook in processen en mensen,” zegt Ellen Wijers, adviseur Borging & Beheer Digitale Zorg bij Franciscus.
Eigenaarschap in de organisatie
Een belangrijk doel was dat Franciscus uiteindelijk zelf het gebruik van BeterDichtbij beter had geborgd in de dagelijkse werkprocessen. Dat doel is bereikt. Franciscus heeft nu een duidelijke structuur neergezet, met aanspreekpunten op de poli’s, functioneel beheerders die precies weten waar ze moeten zijn en korte lijnen voor ondersteuning.
Blik op de toekomst
“Digitale communicatie meer zien als een vast onderdeel van het werk, en niet als een los project. Dat is de beweging die we willen maken en waarin we belangrijke stappen hebben kunnen zetten,” besluit Maria Bos.
Het verhaal van Franciscus en BeterDichtbij laat zien dat digitale communicatie niet gaat over techniek, maar vooral over samenwerken, processen verbeteren en leren van elkaar. Samen zetten we stappen om zorg makkelijker en toegankelijker te maken, voor zowel patiënten als zorgverleners.
Ook hulp nodig bij impact maken met BeterDichtbij? Neem contact op met Zonja de Klein.