Online lunchsessie: Slim verder met BeterDichtbij

Dank voor jullie vragen tijdens de lunchsessie! We hebben veel vragen kunnen beantwoorden, maar nog niet allemaal. Daarom hebben we alle vragen gebundeld en hieronder beantwoord.

Algemeen over BeterDichtbij

• Zitten pushnotificaties ook in de patiëntenapp? 
  Ja. De patiëntenapp van BeterDichtbij ondersteunt pushnotificaties. Patiënten kunnen daardoor een melding op hun telefoon ontvangen wanneer er iets voor hen klaarstaat in de app, mits zij notificaties hebben ingeschakeld. Pushnotificaties zijn daarnaast recent toegevoegd aan de Professional App voor zorgverleners.
• Wordt een gewijzigd e-mailadres in BeterDichtbij automatisch aangepast in HiX/het EPD? 
  Als een patiënt het e-mailadres in BeterDichtbij wijzigt, wordt dit niet automatisch aangepast in HiX of een ander elektronisch patiëntendossier (EPD). Het is daarom belangrijk dat de contactgegevens in beide systemen overeenkomen. BeterDichtbij werkt aan aanvullende uitleg in de patiëntenapp om patiënten hierop te wijzen.
• Kan je in BeterDichtbij een groep cliënten toevoegen die je video’s kan sturen of huiswerkopdrachten/oefeningen? 
  Het is nog niet mogelijk om een bericht te versturen naar een specifieke groep patiënten of cliënten. Er is echter wel een manier waarop je, zonder veel handmatige inspanning een bericht automatisch in meerdere gesprekken kunt laten landen. Dat kan op basis van 1) een afspraakcode of 2) als standaardbericht (bericht template) dat je hebt opgeslagen voor jezelf en vervolgens kunt inladen.
• Hoe voorkom je dubbele herinneringen via HiX en BeterDichtbij die patiënten als spam ervaren?
  Door duidelijke afspraken te maken over welke informatie je via welk kanaal deelt. Zo voorkom je dat patiënten dezelfde informatie of herinneringen meerdere keren ontvangen. Een mooi voorbeeld is de werkwijze van de polikliniek Urologie, die Renate tijdens de lunchsessie deelde. Hier is bewust gekozen om afspraken via het portaal te laten verlopen en de overige communicatie via BeterDichtbij. Door deze duidelijke verdeling weten zorgverleners welk kanaal ze waarvoor gebruiken en weten patiënten waar ze welke informatie kunnen vinden.

Vragen over de gespreksbanner

Tijdens de lunchsessie is ook een nieuwe functionaliteit van BeterDichtbij geïntroduceerd: de gespreksbanner. Deze komt binnenkort beschikbaaren maakt het mogelijk om patiënten binnen een gesprek te informeren over digitaal contact. Zo kun je bijvoorbeeld uitleggen hoe patiënten BeterDichtbij kunnen gebruiken en wat zij van het digitale contact met hun zorgverlener kunnen verwachten. Disclaimer: De gespreksbanner is op dit moment nog niet breed beschikbaar. De functionaliteit wordt op een later moment voor alle zorgorganisaties beschikbaar gesteld.

• Kan de gespreksbanner worden gepersonaliseerd per ziekenhuis en specialisme/afdeling? 
  Ja. De gespreksbanner kan per afdeling worden ingericht. De beheerder van de zorgorganisatie kan de banner instellen, zodat de informatie aansluit op de betreffende afdeling of het specialisme.
• Kan bij “informatie van instantie” de eigen organisatienaam staan? 
  Ja. ‘Instantie X’ is alleen de voorbeeldnaam in de getoonde omgeving. In de daadwerkelijke weergave staat de naam van de eigen zorgorganisatie.
• Kunnen organisaties de tekst over reactietermijnen zelf aanpassen?
  Ja. De getoonde tekst over reactietermijnen is een voorbeeldtekst. De zorgorganisatie bepaalt zelf welke tekst in de banner komt te staan. Zo kan de informatie aansluiten op de eigen bereikbaarheid en de afspraken over het beantwoorden van berichten.

Vragen aan Diakonessenhuis

• Gaan de 70 zorgpaden ook over opnames, of alleen over reguliere poliklinische zorg?
  De zorgpaden zijn niet beperkt tot reguliere poliklinische zorg. Er zijn standaardzorgpaden en zorgpaden die op basis van opnamecodes starten. Patiënten kunnen daarmee automatisch informatie en herinneringen ontvangen die bij hun traject passen, bijvoorbeeld over de voorbereiding op een opname.
• Wie zet de notitie bij de arts: de verpleegkundige of het secretariaat?  
  Op de polikliniek Urologie van het Diakonessenhuis maakt het team de notities zelf aan. De afdeling werkt onder meer met TK- en TKC-codes om werkzaamheden bij de juiste zorgverlener te plaatsen. Sommige taken gaan naar de uroloog; andere zaken, zoals bepaalde uitslagen, handelt het team zelf af.
• Hoe voorkom je dat BeterDichtbij een extra telefoonlijn wordt?  
  Maak binnen het team duidelijke afspraken over het behandelen van berichten en leg patiënten uit wanneer zij een reactie kunnen verwachten. Bij het Diakonessenhuis behandelt het team BeterDichtbij-berichten wanneer het rustiger is aan de medische vragenlijn. Bij drukte aan de telefoon worden berichten later opgepakt, soms de volgende dag.
• Hoe ga je om met patiënten zonder actieve behandelrelatie die toch via BeterDichtbij berichten sturen?  
  Het team controleert eerst in HiX de voorgeschiedenis en afspraken van de patiënt. Als de behandeling is beëindigd, ontvangt de patiënt via BeterDichtbij het advies om contact op te nemen met de huisarts. Voor terugkerende situaties kan de afdeling standaardberichten gebruiken.
• Is het voor patiënten duidelijk wanneer ze e-mail, MijnDiak of BeterDichtbij moeten gebruiken? 
  Niet voor iedere patiënt is vanzelfsprekend welk kanaal waarvoor bedoeld is. Het Diakonessenhuis geeft daarom op verschillende momenten uitleg: op de website, in het ziekenhuis, in welkomstberichten en tijdens gesprekken op de polikliniek.
• Hoe zorg je ervoor dat patiënten de app daadwerkelijk activeren?  
  Het helpt om BeterDichtbij al bij het eerste contact met de patiënt te introduceren en duidelijk uit te leggen waarvoor de app wordt gebruikt. Planners kunnen patiënten bijvoorbeeld bij het maken van een afspraak wijzen op de app en hen stimuleren deze te activeren. Ook artsen kunnen dit tijdens het consult benoemen, bijvoorbeeld door af te spreken dat de patiënt de uitslag via BeterDichtbij ontvangt. Zo begrijpt de patiënt direct wat de meerwaarde is van de app. Daarnaast automatiseert het Diakonessenhuis uitnodigingen voor BeterDichtbij door ze te koppelen aan afspraakcodes. Nieuwe patiënten ontvangen dan automatisch een uitnodigingsmail. Na activatie kunnen zij direct een bericht ontvangen met de ‘spelregels’ voor het gebruik van BeterDichtbij.
• Hoe krijg je collega’s enthousiast als zij aanvankelijk weerstand hebben tegen BeterDichtbij? 
  Laat collega’s BeterDichtbij zelf ervaren en blijf het gebruik stimuleren. Wanneer medewerkers merken dat digitale berichten telefoontjes vervangen en hun werk gemakkelijker maken, groeit het enthousiasme. Maak de voordelen zichtbaar in de dagelijkse praktijk en neem collega’s stap voor stap mee.
• Kan de arts rechtstreeks vanuit HiX naar BeterDichtbij? Hoe werkt dat?  
  BeterDichtbij kan in HiX worden toegevoegd aan de linkerkolom onder ‘Dossier’, bij onderdelen zoals afspraken. Zo is BeterDichtbij vanuit HiX bereikbaar.